自全員創(chuàng)新創(chuàng)效工作開展以來，龍鋼公司聚焦管理創(chuàng)新與潛力挖掘，全力推動全員創(chuàng)新創(chuàng)效與辦公效率提升深度融合、同頻共振，通過設(shè)立“文秘服務(wù)直通車”服務(wù)點，整合現(xiàn)有辦公資源，提供辦公標準現(xiàn)場指導、文檔即時修改、流程一次辦結(jié)輔助服務(wù)，從降本、服務(wù)、管理效能等多個維度，強力推動辦公業(yè)務(wù)品質(zhì)提升。
直擊效率痛點 高效降本增效
為從源頭提升業(yè)務(wù)辦理質(zhì)量，龍鋼公司將服務(wù)向前延伸，主動提供現(xiàn)場審核、流程指引、樣例參考等前置服務(wù)，有效減少因溝通不暢、操作失誤導致的返工問題，降低時間成本與行政成本。依托“文秘服務(wù)直通車”平臺，為職工提供“手把手”指導，針對職工流程選擇錯誤的問題，現(xiàn)場講解流程，全程協(xié)助直至業(yè)務(wù)提交完成，避免錯選誤填；提供申請單、報表、審批表等各類表單的規(guī)范填寫樣例，方便職工對照參考，待職工填寫完成后，服務(wù)人員即時開展審核，對漏填、錯填、不規(guī)范內(nèi)容當場指出并協(xié)助修正，確保業(yè)務(wù)“一次提交、一次通過”，真正實現(xiàn)職工辦理業(yè)務(wù)“跑一次腿”即可高效辦結(jié)，既有效節(jié)約時間成本，又減少了臨時辦公設(shè)備重復采購的費用支出。
聚焦辦公需求 實現(xiàn)賦能保障
“文秘服務(wù)直通車”平臺以滿足臨時辦公及應(yīng)急需求為核心，為職工提供高效便捷的設(shè)備支持與技術(shù)服務(wù)，快速解決臨時性辦公任務(wù)中的緊迫問題。一方面，通過現(xiàn)場操作指導，幫助工作人員熟悉各類業(yè)務(wù)流程及表單填寫規(guī)范，從源頭上提升操作準確性，減少問題發(fā)生。另一方面，針對職工緊急文件修改需求，平臺提供電腦使用支持，協(xié)助完成文檔臨時撰寫、編輯與排版工作，推動臨時辦公及文檔處理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。同時，平臺整合打印、復印、掃描等一站式服務(wù)，如遇文件格式不兼容等問題，現(xiàn)場提供PDF轉(zhuǎn)Word、圖片轉(zhuǎn)文本等格式轉(zhuǎn)換支持，確保業(yè)務(wù)辦理順暢，避免職工因手續(xù)問題“多次跑動”。此外，針對格式不規(guī)范的材料，平臺現(xiàn)場協(xié)助修改完善，確保材料符合專業(yè)標準與管理要求，以專業(yè)化服務(wù)助力業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，提升整體運行效率。
提升服務(wù)溫度 升級管理質(zhì)效
龍鋼公司打破“固定辦公＋被動受理”的傳統(tǒng)管理服務(wù)模式，轉(zhuǎn)向“主動幫扶”的新型模式，將“文秘服務(wù)直通車”服務(wù)點設(shè)在職工需求一線，讓職工辦理業(yè)務(wù)無需“多部門跑、來回跑”，真正實現(xiàn)“就近辦、即時辦”。據(jù)統(tǒng)計，9月份，職工平均業(yè)務(wù)辦理時間縮短50％，“一次辦結(jié)”率可達90％以上，服務(wù)效率與職工滿意度顯著提升。在滿足不同場景下臨時、應(yīng)急需求的同時，公司還通過整合分析“文秘服務(wù)直通車”臺賬積累的問題數(shù)據(jù)，為流程優(yōu)化、制度完善提供精準依據(jù)，推動管理模式從“被動應(yīng)對”向“主動預防”轉(zhuǎn)變，形成管理提質(zhì)升級的良性循環(huán)。
龍鋼公司行政辦公業(yè)務(wù)通過創(chuàng)新創(chuàng)效舉措，構(gòu)建起從流程選擇、文檔編輯到打印輸出、填寫審核的“一站式”解決方案，不僅拉近了職能管理部門與職工之間的距離，更為職工聚焦降本增效目標提供了堅實服務(wù)支撐。未來，公司將持續(xù)深化全員創(chuàng)新創(chuàng)效與職能管理的融合，以業(yè)務(wù)創(chuàng)新激發(fā)活力，以管理創(chuàng)效夯實基礎(chǔ)，為公司高質(zhì)量發(fā)展持續(xù)助力。（龍鋼公司 高威 康磊）
